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Unser E-Mail und Kalender Umzug, geräuschlos und erfolgreich

Unser E-Mail und Kalender Umzug, geräuschlos und erfolgreich

Ausgangslage

Es gibt den Spruch, die Schuhe der Kinder des Schusters, sind die, die am schlimmsten aussehen. "Never change a running system", ist wohl die Adaption davon in der EDV. So war auch unser internes Mail-, Kalender- und Aufgabentool in die Jahre gekommen. Wie bekommt man die Legacy Software aktualisiert, ohne dass E-Mail und Kalender als wichtigste Tools auch nur eine Stunde ausfallen?

Die Umsetzung

Nun, gründliche Planung und ein motiviertes Team sind da die Schlüssel. 

Zuerst einmal haben wir recherchiert, welche OpenSource Systeme denn überhaupt für uns in Frage kommen. Nach ein paar Umwegen hat unsere Technik dann SOGo als vollständigen Ersatz gefunden. Zwischentests mit den Stakeholdern ergaben, dass das System alle Anforderungen erfüllte. Manche anders, als man gewohnt war, aber dafür um einiges deutlich besser, als wir uns das erträumt hätten.

Der weitere Vorteil ist, dass SOGo eine OpenSource Groupware ist, und wir daher die Möglichkeit haben, das System selber zu hosten und auch zu sehen, was mit unseren Daten passiert. Im Rahmen der DSGVO sind ADV-Verträge mit großen Cloud Hostern zwar üblich, aber wir von der punkt.de "sehen" ganz gerne, was im Hintergrund wirklich passiert, frei nach dem Datenschutz- Motto: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. 

Aus oben benannten Gründen kam für uns das 360 Grad Hosting der bekannten Firma aus Redmond auch niemals in Frage. Am 13. Februar 2020 war es dann soweit. Nach den Vorarbeiten einen Tag zuvor, wurde um 11:00 Uhr auf das neue System umgeschaltet. 

Und was ist passiert, bzw. wie hat sich das bemerkbar gemacht? Nach aussen zu unseren Kunden (und die sind uns am wichtigsten) kaum. Das einzige war, dass ich unsere Serientermine aus dem alten System nicht umziehen, sondern im neuen System neu anlegen wollte. So bat ich unsere Kunden mir meine Serientermine neu zuzuschicken. Ansonsten gab es nach aussen keine Auffälligkeiten.

Intern mußten wir uns an das neue System gewöhnen, doch da war der "Standby mOps of the day" eine große Hilfe. Die ganzen kleinen "Umgewöhnungen", die ein neues System zwangsweise mitbringt, wurden sofort gelöst, sodass nach dem gestrigen Tag das neue System voll akzeptiert ist. So sind wir froh, ein modernes System zu haben, das wir nun  vollautomatisiert jederzeit updaten können. Hinzu kommt, dass wir unserem OpenSource Anspruch treu geblieben sind.

Wenn Sie mehr von unserer Umstellung hören wollen, oder selbst Software einsetzen wollen, bei der Sie auch Ihre Daten voll unter Kontrolle haben, dann kontaktieren Sie mich gerne.

Autor: Jürgen Egeling

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