Beratung zu Lastenheften und Ausschreibungen bei IT-Projekten

Lastenhefte: Rechtliches und Praktisches

Wichtig ist natürlich, dass Sie Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation absichern und nicht hinterher unerwartete Kosten auf Sie zukommen. Genauso wichtig ist aber auch eine Flexibilität in der Ausführung, denn nur selten ist die Lage schon zu Beginn eines Projekts völlig klar. In vielen Fällen ist ja gerade die Entwicklung eines Konzepts eine wichtige Leistung der Agentur oder des Dienstleisters. Auch kennt der Auftragnehmer natürlich die Möglichkeiten neuer IT-Ansätze in der Regel sehr viel besser als der Auftraggeber - letztere weiß womöglich gar nicht, was alles geht und welche Ziele sich damit erreichen lassen. Ganz abgesehen davon, dass "Lastenheft" und "agiles Arbeiten" zwei Worte sind, die sich fast schon beißen.

Das deckt sich auch mit unserer Erfahrung: Der Kunde kommt mit einer Aufgabenstellung und einem Lastenheft zu uns, in dem schon unzählige Stunden Arbeit stecken. Wir machen dann einen Workshop, und schnell stellt sich heraus, dass wir das Lastenheft eigentlich fast komplett neuschreiben müssen. Sehr viel Mühe war daher umsonst. Denn wir bringen Ideen ein, zeigen neue Lösungen und Möglichkeiten auf, und empfehlen ein Vorgehen, das Synergie-Effekte, Effizienz und Zukunftsfähigkeit fördert. Beim Kunden gibt es dann oft einen "Aha-Effekt".

Unsere Empfehlung zum Schreiben von Lastenheften: Definieren Sie allgemeine Anforderungen

Bewährt hat sich aus unserer Erfahrung, statt detaillierte Lastenhefte zu schreiben lieber allgemeine Anforderungen und Ziele zu definieren. Das hat mehrere Vorteile:

• Potenzielle Partner können schon im Angebot kreative Lösungsansätze aufzeigen und Empfehlungen aussprechen, die Sie womöglich überzeugen.
• Sie bereiten den Weg für agiles Arbeiten.
• Es werden nicht viele Arbeitsstunden für ein Dokument verbraucht, das am Ende kaum Bestand hat.

Eine Alternative ist, sich erst einmal einen Beratungsworkshop zu buchen. So bekommen Sie schon frühzeitig ein Gefühl für aktuelle Technologien und Ansätze, erhalten Empfehlungen und können dann entscheiden, wie Sie weiter vorgehen. Zum Beispiel können Sie auf Grundlage der Beratung ein Lastenheft oder eine Ausschreibung erstellen, die flexibel ist und gleichzeitig für Vergleichbarkeit der Angebote sorgt. Oder Sie nutzen die Ergebnisse, um gänzlich neue Wege zu gehen, an die Sie vorher noch gar nicht gedacht haben.