In diesem Projekt muss ein über 15 Jahre altes Extranet abgelöst werden. Die monolithische Architektur wird ersetzt und „Techdebt” abgeschafft.
Wie wir bei der FEGIME Deutschland GmbH & Co. KG vorgegangen sind und warum Workshops und eine enge Abstimmung mit dem Projektteam des Kunden für den Projekterfolg sehr wichtig sind, erfahren Sie in dieser Case Study.
Die Abkürzung „FEGIME” steht für „Fédération Européenne des Grossistes Indépendants en matériel électrique” (Europäischer Verband der unabhängigen Elektrogroßhändler).
In der FEGIME Deutschland GmbH & Co. KG (FEGIME) sind ca. 45 Familienunternehmen des Elektrogroßhandels organisiert. Die FEGIME Deutschland ist über Jahrzehnte durch Fusionen von mittelständischen Marktgemeinschaften entstanden. Die Gründung der ersten Gemeinschaft im Jahr 1958 gilt als Gründungsjahr.
Die Gesellschafter:innen setzen ca. 2,4 Milliarden Euro (2023) in Deutschland um und sind an über 160 Standorten vertreten. Die Zentrale der FEGIME sitzt in Nürnberg und beschäftigt ca. 60 Mitarbeiter:innen. Diese setzen sich aus Marketingspezialisten, Elektromeistern, Kaufleuten und IT-Spezialisten zusammen.
Über Deutschland hinaus ist die FEGIME in der FEGIME Group mit mehr als 260 weiteren Familienunternehmen und Großhändlern aus 20 europäischen und südamerikanischen Ländern vernetzt.
Die FEGIME in Zahlen (Highlights)
Die FEGIME ist eine Marktgemeinschaft für Elektrogroßhändler – meist Familienunternehmen oder Großhändler – die wichtige Dienstleistungen zentralisiert, um die Kosten für ihre Gesellschafter zu senken und eine gemeinsame Positionierung auf dem Weltmarkt zu erreichen. Die Kernthemen sind Einkauf, Marketing und IT.
So bietet die FEGIME Deutschland GmbH ihren Gesellschaftern beispielsweise an, sich mit ihren Systemen zu vernetzen, um den Artikelstamm automatisch zu aktualisieren. Mithilfe einer zentralen EDIFACT-Lösung können Rechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferavise papierlos mit Lieferanten und Kunden ausgetauscht werden. Den Gesellschaftern steht somit ein hochmodernes Warenwirtschaftssystem sowie ein Online-Shop im Gesellschafterdesign zur Verfügung. Das System basiert auf Europas größter Datenbank für elektronische Produkte mit rund vier Millionen Artikeln.
Durch die Kooperation mit der FEGIME sollen IT-Standards etabliert und die Digitalisierung der Gesellschafter vorangetrieben werden. Dabei setzt die FEGIME auf Kreativität und Impulse für die Weiterentwicklung.
Über die FEGIME Group ist die FEGIME Deutschland mit 18 weiteren Marktgemeinschaften verbunden, die in 19 Landesgemeinschaften organisiert sind. Der Fokus liegt dabei auf Europa und Südamerika.
Über unsere EURO-Baustoffe-Case-Study im Jahr 2023 kam die FEGIME auf uns zu. Nach ersten Gesprächen über das bisherige Extranet der FEGIME und unsere Erfahrung bei der Umsetzung individueller Kundenanforderungen konnten wir die FEGIME davon überzeugen, mit uns einen Vor-Ort-Workshop in Nürnberg durchzuführen. Diese Workshops sind besonders bei neuen Projekten sehr wichtig, um die Anforderungen genau zu verstehen und ein entsprechendes Angebot zu erstellen.
Vor dem Workshop wussten wir bereits, dass ein bewährtes, altes Extranet, das in Eigenentwicklung erstellt worden war, abgelöst werden sollte. Das bisherige Extranet basierte auf einer monolithischen Architektur und war bereits 15 Jahre alt. Im Laufe der Jahre waren viele Funktionen entwickelt worden, die teilweise nicht mehr benötigt wurden. Auch das User Interface (UI) war in die Jahre gekommen.
Lange Ladezeiten, eine unübersichtliche, historisch gewachsene Menüführung und eine veraltete Suche erschwerten die tägliche Arbeit für die Mitarbeitenden und Gesellschafter:innen der FEGIME. Neben technischen und Nutzerproblemen zeichnete sich auch ab, dass die Entwickler des Extranets in absehbarer Zeit in den Ruhestand gehen würden und ein Wissenstransfer stattfinden musste. Das „Techdebt“ der FEGIME war zu groß geworden. Allen Beteiligten war klar, dass eine neue Lösung entwickelt werden musste.
Lösungen von der Stange kamen aufgrund der vielen individuellen Funktionen, die erhalten werden mussten, nicht in Frage. Das neue Extranet sollte folgende klare Ziele erfüllen:
Das alte Extranet wurde bisher oft nur genutzt, weil es für bestimmte Aufgaben der Marktgemeinschaft erforderlich war. Das sollte sich grundlegend ändern. Die Nutzer sollten das neue Extranet gerne benutzen und es als Werkzeug im Arbeitsalltag sehen, das die Arbeit erleichtert.
Nach unserem Workshop in Nürnberg hatten wir sowohl für das Projekt als auch für den Kunden FEGIME ein gutes Gefühl, was die Anforderungen und die Kernwerte betrifft, und konnten im Gegenzug unsere Werte und den Fokus auf Open Source und individuelle Entwicklung sehr gut vermitteln. Mit den gewonnenen Erkenntnissen war es uns möglich, ein Angebot für ein neues Extranet zu erstellen.
Bereits im ersten Workshop, in dem das Projekt kennengelernt und die Anforderungen für ein Angebot geklärt wurden, wurde allen schnell klar, dass in einer ersten Phase viel Konzeptarbeit nötig ist, um die Komplexität eines über 15 Jahre gewachsenen Extranets zu reduzieren und zu bestimmen, welche Funktionen erhalten, entfernt oder neu gedacht werden müssen.
Dafür müssen die Prozesse der FEGIME und ihrer Gesellschafter effizient erfasst und bewertet werden. Die punkt.de GmbH verfügt über viel Erfahrung in diesen Bereichen. Seit Jahren führen wir zu diesem Zweck gemeinsam mit unserer Partneragentur für Design, UI & UX („made in”) standardisierte Workshops durch. Wir haben die FEGIME und die Gesellschafter angeleitet, über die eigenen Prozesse nachzudenken und diese sinnvoll in das neue Extranet zu integrieren, um die oben genannten Ziele zu erreichen.
Parallel zur konzeptionellen Arbeit mit den einzelnen Fachbereichen (Lieferanten, Einkauf, Marketing, IT etc.) wurde die neue technologische Grundlage aufgebaut.
Das neue Frontend wird mit React umgesetzt. Für die komplexen Berechtigungen, die auch regulatorischen Ansprüchen des Kartellrechts genügen müssen, setzen wir auf das TYPO3-Berechtigungssystem, das sich in vielen Projekten als sehr zuverlässig und leistungsfähig erwiesen hat.
Der Weg des neuen Extranets führte über einen MVP, der dann schrittweise ausgebaut werden sollte (Continous Relaunch). Zudem wurde ein „Softlaunch“ für das neue Extranet vereinbart, um die Gewöhnung daran zu erleichtern. In dieser Phase laufen das alte und das neue Extranet noch parallel, bis alle Funktionen im neuen Extranet zu finden sind. Das steigert die Akzeptanz für das neue Extranet.
Bei der punkt.de GmbH setzen wir bei unseren Projekten auf eine agile Projektsteuerung und -entwicklung. Nicht alle Kunden kommen von Beginn an mit dieser Arbeitsweise zurecht. Der Kunde muss sich aktiv und kontinuierlich mit uns über den Projektfortschritt austauschen, und zwar in Dailys und Jour Fixes. Nur so kann effizient gearbeitet und das Projekt zum Erfolg geführt werden.
Diese Arbeitsweise ermöglicht es, schnell Anpassungen bei neuen Anforderungen vorzunehmen, ohne den gesamten Projektplan zu gefährden. Mit dem Projektteam der FEGIME hat das hervorragend geklappt. Zudem ist der Kunde sehr offen für neue Technologien und Denkansätze. Das ist ein wesentlicher Teil des Erfolgs dieses Projekts.
In einem Projekt mit vielen Stakeholdern, z. B. Gesellschaftern, ist neben einer sehr effizienten, agilen Zusammenarbeit wichtig, dass Agentur und Kunde an einem Strang ziehen, das Projekt intern vorantreiben und gemeinsam auftreten. Für uns als Agentur bedeutete das, den Kunden auch bei internen Veranstaltungen mit seinen Gesellschaftern zu unterstützen. So hat sich in den letzten Jahren eine sehr partnerschaftliche Beziehung zwischen uns als Agentur und dem Projektteam der FEGIME entwickelt.
In der ersten Phase lag der Fokus des neuen Extranets auf dem sogenannten „Einkaufsbereich“, einem wichtigen Kernbereich mit einer Reihe komplexer Funktionen. Ausgehend von diesem Bereich werden nun Schritt für Schritt weitere Bereiche entwickelt.
Gemeinsam mit unserer Partneragentur madein, die für das Design und UI/UX verantwortlich ist, und dem IT-Dienstleister des Kunden, „Geneon”, treiben wir das neue Extranet voran und vertiefen so auch die Partnerschaft.
